POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DU GROUPE SIGNPOST

Par la présente politique de confidentialité, le Groupe Signpost (ci‑après « Signpost », le « Groupe Signpost » ou « nous ») explique de manière transparente comment nous collectons et utilisons vos données à caractère personnel. Cette politique précise notamment pourquoi nous traitons vos données et comment nous les gérons. Elle décrit également les procédures mises en place pour garantir votre droit au respect de la vie privée et la manière d’exercer vos droits relatifs à vos données.

Nous nous engageons à protéger vos données à caractère personnel avec le plus grand soin et à ne les traiter que de manière loyale et licite, conformément au RGPD [1] , y compris toutes les réglementations nationales ou internationales en vigueur qui le mettent en œuvre ou toute réglementation future qui viendrait s’y substituer (ensemble, la « Législation applicable en matière de protection des données »).

Lorsque vos données à caractère personnel sont collectées et utilisées par une entité du Groupe Signpost, cette entité agit en tant que **responsable du traitement**. Conscients de la confiance que vous nous accordez, nous respectons à tout moment la Législation applicable en matière de protection des données. Chaque entité du Groupe Signpost traite vos données à caractère personnel avec le plus grand soin.

Le Groupe Signpost comprend plusieurs entités qui, selon les cas, agiront en tant que responsable du traitement de vos données à caractère personnel. La présente politique s’applique à chacune de ces entités.

Le Groupe Signpost utilise les sites web suivants : signpost.eu, signpost.be, signpost.nl, academicshop.eu, academicsoftware.eu, academicsoftware.com, fourcast.be, signpostacademy.eu, www.campuspdi.com, www.icono.net/es/inicio, www.signposteducation.co.uk, www.ilonait.fi et www.studentenlaptop.be, www.asknet.com, www.asknet-solutions.com, www.studyhouse.de/.ch, academiccenter.de/ch, www.fourcastacademy.be. 

Si, pour quelque raison que ce soit, vous ne nous fournissez pas certaines données à caractère personnel, nous pourrions ne pas être en mesure d’offrir nos produits ou de fournir nos services (de manière optimale). Le cas échéant, nous vous en informerons.

La présente politique ne concerne que les données (à caractère personnel) que nous traitons. Dans la mesure permise par la loi, nous déclinons toute responsabilité quant au fonctionnement et/ou au contenu des services et/ou sites web de tiers.

Signpost se réserve le droit de modifier périodiquement la présente politique de confidentialité. La version la plus récente est disponible sur nos sites web.

1. Quelles données à caractère personnel traitons‑nous, à quelles fins et sur quels fondements juridiques ?

Les données à caractère personnel désignent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Vous pouvez nous fournir vos données dans le cadre des activités suivantes, pour les finalités correspondantes et sur le fondement juridique indiqué :

2.1. Communication de données à caractère personnel au sein du Groupe Signpost

Les données à caractère personnel que nous collectons peuvent être communiquées à d’autres entités du Groupe Signpost. Ces entités sont énumérées dans l’introduction de la présente politique. Cette communication intervient dans le cadre de l’exécution d’une convention ou sur la base de l’intérêt légitime du Groupe Signpost (p. ex. amélioration et simplification des services informatiques, statistiques ou analyses), au bénéfice de la qualité des services fournis. En outre, des données peuvent être partagées entre les différentes entités du Groupe Signpost lorsque cela est nécessaire à la fourniture de nos produits ou services, conformément à la finalité prédéterminée indiquée dans le tableau ci‑dessus. Dans tous les autres cas, nous recueillons votre consentement explicite et préalable.

2.2. Communication de données à caractère personnel à des tiers

Vos données à caractère personnel ne sont partagées avec des tiers que dans les cas spécifiques suivants :

• Prestataires de services et sous‑traitants : des données à caractère personnel peuvent être communiquées à des prestataires externes auxquels nous avons externalisé certaines opérations de traitement. Par exemple, votre nom et votre adresse peuvent être transmis à un fournisseur pour l’expédition des produits commandés ; nous recourons également à des prestataires pour la gestion de nos sites web. Votre nom, vos coordonnées, votre adresse e‑mail et des informations relatives à votre établissement scolaire peuvent aussi être communiqués à un éditeur de logiciels afin de vérifier votre droit effectif au logiciel concerné. Ces tiers ne peuvent traiter vos données qu’en suivant nos instructions et uniquement pour exécuter les services convenus. Lorsque nécessaire, nous concluons un accord de sous‑traitance les obligeant à respecter la Législation applicable en matière de protection des données.
• Obligations légales : nous pouvons communiquer vos données à des tiers lorsque la loi nous y oblige, par exemple en vertu de dispositions légales ou réglementaires, dans le cadre d’une procédure judiciaire, ou lorsque nous l’estimons nécessaire pour protéger nos droits.

Le Groupe Signpost veille à ce que ces tiers respectent en tout temps les mêmes normes et la même réglementation en matière de protection des données.

2.3. Transferts internationaux de données à caractère personnel

Vos données sont en principe traitées au sein de l’Espace économique européen (EEE). Dans la mesure où des données seraient partagées, pour des raisons fonctionnelles, avec des sociétés liées du Groupe Signpost ou avec des sous‑traitants situés en dehors de l’EEE (p. ex. Signpost Education LTD – Royaume‑Uni – ou notre partenaire en Macédoine du Nord), l’hébergement et le traitement ont lieu exclusivement dans des systèmes situés au sein de l’EEE, dans le cloud ou sur site (on‑premises) à Lokeren.

Si, à l’avenir, des données à caractère personnel devaient effectivement être transférées vers des pays tiers situés en dehors de l’EEE, le Groupe Signpost mettra en place des garanties appropriées pour protéger vos données. Dans la mesure du possible, les transferts s’appuient sur une décision d’adéquation de la Commission européenne. En l’absence d’une telle décision, Signpost met en œuvre des garanties appropriées en fondant les transferts sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne et en les respectant.

3. Pendant combien de temps conservons‑nous vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel sont conservées avec soin et pas plus longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées. La durée de conservation dépend toujours de la finalité spécifique de la collecte. Lorsque nous traitons vos données sur le fondement de l’exécution d’un contrat, nous appliquons en principe une durée maximale de conservation de cinq (5) ans à compter de la fin du contrat concerné. Des durées plus longues s’appliquent lorsque la loi l’exige (p. ex. la législation fiscale impose de conserver certaines données pendant sept (7) ans).

Les données à caractère personnel collectées sur la base de votre consentement sont conservées aussi longtemps que votre consentement demeure valable.

Dans tous les cas, les données peuvent être conservées plus longtemps s’il existe un motif légal ou réglementaire, ou pendant une période plus courte si vous vous opposez au traitement et qu’il n’existe plus de motif légitime de conservation. Nous veillons à la suppression ou à l’anonymisation de vos données une fois le délai de conservation écoulé.

4. Comment protégeons‑nous vos données à caractère personnel ?

Le Groupe Signpost met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données à caractère personnel contre tout traitement illicite ou non autorisé et contre la perte accidentelle ou l’altération de leur intégrité. Ces mesures sont choisies en tenant compte de notre infrastructure informatique, de l’impact potentiel sur votre vie privée, des coûts, et conformément aux normes et pratiques du secteur.

Nous veillons à ce que vos données soient stockées dans un environnement suffisamment protégé et que seules les personnes qui en ont besoin y aient accès. Vos données sont conservées sur nos propres serveurs sécurisés ou sur des serveurs de tiers, dans tous les cas au sein de l’EEE, dans le cloud ou sur site (à Lokeren).

5. Cookies

Les sites web du Groupe Signpost utilisent des cookies. Il s’agit de petits fichiers texte enregistrés sur le disque dur de votre appareil. Les cookies servent à fournir le site de manière conviviale ou à obtenir des informations sur la qualité ou l’efficacité du site. Pour plus d’informations sur notre utilisation des cookies, veuillez consulter notre politique en matière de cookies accessible via ce lien.

6. Intelligence artificielle (IA)

Lorsque vous utilisez notre outil d’IA, MILA, vos données à caractère personnel peuvent être traitées par ce système d’IA. Les données fournies à MILA ne sont pas utilisées pour l’entraînement complémentaire ni pour l’amélioration du système d’IA. Le Groupe Signpost prend également des mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité de vos données.

MILA donne accès à différents grands modèles de langage (LLM) sous‑jacents, susceptibles d’être opérés par des tiers. Ces LLM peuvent traiter de manière autonome des données à caractère personnel selon les invites (prompts) saisies. Le Groupe Signpost n’a aucun contrôle sur le fonctionnement de ces modèles externes et décline toute responsabilité pour des traitements effectués en dehors de son périmètre de responsabilité.

Il est rappelé aux utilisateurs qu’ils sont seuls responsables du contenu des invites (prompts) qu’ils saisissent. Il est interdit de partager via l’outil d’IA des données à caractère personnel de tiers sans consentement ou de saisir des invites contenant des contenus illicites, discriminatoires, haineux ou autrement inappropriés. Cela inclut, notamment, des propos racistes, homophobes ou violents, ainsi que des informations relatives à la maltraitance d’enfants, au crime organisé, au trafic de drogue ou à la traite des êtres humains.

Nous recommandons de lire attentivement et de respecter les conditions d’utilisation et le code de conduite applicables (politique de « clean prompting ») avant d’utiliser l’outil d’IA.

7. Vos droits

Sous réserve des conditions et limitations prévues par la Législation applicable en matière de protection des données, vous disposez, en tant que personne concernée, des droits suivants :

• Droit d’accès et de rectification : vous avez le droit d’accéder à vos données à caractère personnel. Avant de vous les communiquer, nous pourrons vous demander de prouver votre identité et de nous fournir des informations suffisantes sur vos interactions avec nous afin de retrouver vos données et de vérifier votre identité. Si les données que nous détenons à votre sujet sont inexactes, vous pouvez en demander la rectification.
• Droit d’opposition au traitement : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données si nous n’avons plus le droit de les utiliser, d’en demander l’effacement si nous les conservons trop longtemps, ou d’en demander la limitation dans certaines circonstances. En particulier, vous avez le droit de vous opposer gratuitement et sans justification au marketing direct (p. ex. e‑mails).
• Droit à la limitation du traitement : vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données, par exemple pendant la vérification de leur exactitude.
• Droit à l’effacement : vous avez le droit d’obtenir l’effacement de toutes vos données, sous réserve de certaines exceptions (p. ex. pour prouver une transaction ou lorsqu’une obligation légale impose la conservation).
• Droit à la portabilité des données : sous certaines conditions, vous avez le droit de recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un tiers de votre choix.
• Droit de retirer le consentement : lorsque vos données sont traitées sur la base de votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement fondé sur le consentement avant ce retrait.

Les droits précités ne peuvent être exercés que de manière raisonnable et conformément au droit applicable. Si vous souhaitez exercer ces droits, veuillez nous contacter à l’adresse : privacy@signpost.eu.

En principe, vous pouvez exercer ces droits gratuitement ; toutefois, en cas de demandes excessives, manifestement infondées ou répétitives, nous pourrons facturer des frais administratifs raisonnables.

Nous répondons à votre demande dans un délai d’un (1) mois à compter de sa réception. En cas de demandes complexes ou nombreuses, ce délai peut être prolongé de deux (2) mois supplémentaires. Dans tous les cas, nous vous informerons d’une éventuelle prolongation dans le délai d’un (1) mois.

8. Questions, plaintes et retours

Nous nous efforçons de respecter strictement la présente politique de confidentialité. Si vous avez une plainte, une question ou une remarque concernant cette politique ou la manière dont nous traitons vos données, contactez‑nous à l’adresse privacy@signpost.eu ou par courrier : Bouwstraat 14 Y1, 9160 Lokeren (Belgique), à l’attention du responsable de la protection de la vie privée. Si vous ne résidez pas en Belgique, vous pouvez également adresser votre demande au siège social de l’entité du Groupe Signpost ayant agi en tant que responsable du traitement dans le cas concerné (les adresses de toutes les entités liées figurent dans l’aperçu initial de la présente politique).

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente – dans l’État membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de l’infraction alléguée. Vous trouverez ci‑après les coordonnées des autorités de contrôle dans les pays où le Groupe Signpost est actif.